Boletín Electrónico Oficial de GS1 Perú, Junio 2010               
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CATALOGACIÓN Y CODIFICACIÓN:
FACTORES CLAVES PARA EL ABASTECIMIENTO DE LA DEMANDA
Por: Ing. José Falcón Tuesta, Gerente de Consultoría Logística de GS1 Perú(*)
El incremento de la demanda trae consigo indudables beneficios para los fabricantes y comerciantes. Pero este hecho implica estar debidamente preparado para atender esta demanda y no colapsar al interior de nuestras organizaciones porque no podemos abastecernos de insumos o productos para ofrecer nuestra mercadería al consumidor final.

En nuestra labor de consultoría hemos detectado que empresas pequeñas y grandes no visualizan adecuadamente la importancia de una buena catalogación y codificación de productos, para evitar quiebres de stock, así como el incremento inútil de inventarios y de costos de almacenamiento a la hora de abastecer la demanda.

Para graficar esta realidad, veamos el caso de un pequeño minorista de plásticos con tres tiendas en Lima y un portafolio de más de 4,000 productos terminados identificados con un código interno que no incluyen el color a pesar de la amplia variedad de hasta casi 20 colores por producto.
 
Si a ello le agregamos que la descripción del producto es modificada frecuentemente por personal del área comercial para identificarlos mejor en el sistema y con fines de evaluación comercial, estamos frente a una situación problemática por el simple hecho de no llevar un control de las modificaciones realizadas.

Cuando se agotan los colores más demandados por los clientes se ven forzados a comprar más productos, presentándose compras urgentes, que a la vez significan acumulación de stock en exceso de los colores de poca rotación, porque los proveedores presionan para comprar la mayor cantidad de colores.

Por otro lado, los cambios de descripción y la inadecuada identificación, causan que el personal de logística cometa errores en el despacho al cliente en tienda, alimentando aún más la inexactitud del inventario, lo cual impide una adecuada planificación del abastecimiento, y genera quiebres de stocks frecuentes, compras urgentes y ventas perdidas. Se crea un círculo vicioso.

Analicemos ahora a una empresa del sector metalúrgico, que tiene un catálogo que incluye productos terminados, productos en proceso, insumos y materiales. El área de control de inventarios recibe solicitudes de creación de nuevos códigos de productos, por ejemplo, para diferenciar: la procedencia u origen de los productos, las áreas que compran, marcas específicas, si son eventuales o si son de proyectos, entre otros y finalmente aprueba todas las solicitudes de creación de códigos.

Esto evidentemente generó duplicidad de códigos y una extensión del catálogo de hasta 100,000 códigos, muchos de los cuales son inactivos, perdiéndose de vista la demanda interna de los usuarios que tiene que ser satisfecha y sobre todo, se genera exceso, quiebres de stocks y usuarios insatisfechos porque la demanda no es correctamente abastecida.

En el sector minero, una empresa formada a base de adquisiciones y fusiones ha heredado un catálogo de materiales que de alguna manera refleja las diversas culturas de trabajo de las empresas anteriores. Su catálogo tiene duplicidad de códigos, ítems codificados en diferentes clases, descripciones en español y otras en inglés, incluso con duplicación de términos, unidades de medida no estandarizadas, entre otros.

En suma, la empresa llega a tener un catálogo de materiales de más de 80,000 códigos. Esto, como es de esperar, crea dificultades para abastecer la demanda de los materiales por parte de los usuarios internos, que son críticos, sobre todo para la operación de mantenimiento que es la encargada de asegurar que los equipos estén disponibles la mayor parte del tiempo para que la producción minera no se detenga.
 
 
Los casos descritos son lamentablemente reflejo de lo que sucede en muchas empresas, por eso es muy importante contar con un eficaz manejo del sistema de catalogación y codificación, toda vez que ayuda a eliminar las variedades innecesarias de códigos mediante un conjunto de normas y procedimientos que rigen la catalogación, la estandarización, la identificación, las unidades de medida y unidades de empaque.

Con esto se puede satisfacer la demanda interna o externa de mejor manera porque se puede manejar correctamente el abastecimiento, reducir los inventarios, evitar las ventas perdidas o quiebres, así como sus costos asociados. Además, mejora el uso de los espacios en el almacén como resultado de la simplificación, facilitando el proceso de compra, el recibo en el almacén y sobre todo, mejorando el control del inventario y finalmente reduce el capital invertido en la variedad del inventario simplificado.

Pero cuando las cosas ya están dadas, no queda más que hacer un programa de actividades que permita corregir el problema. Hay que diagnosticar la situación del catálogo, identificar las dificultades y sus causas, corregir los procedimientos de catalogación que aseguren la no repetición de las causas, depurar el catálogo y el inventario físico al mismo tiempo, para que luego se tomen decisiones con la variedad de inventario excedente.
  (*)
José Abraham Falcón Tuesta, Ing. Industrial Colegiado, con una Maestría en Administración y un Diplomado en Executive Logistics Management ambos grados otorgados por la Universidad Instituto Tecnológico de Monterrey – Tec de Monterrey – México, Además con un Diplomado de Alta Dirección en Logística y Operaciones del Latin América Logistics Center - LALC. Miembro de la Asociación de Profesionales de Logística del Perú – APPROLOG desde su fundación. Trabaja en GS1 Perú como Gerente de Proyectos de Consultoría y ha participado desde el año 2001 en labores de consultoría logística tales como:
• Comercio electrónico entre autoservicios (Wong, Metro, Santa Isabel) y 50 proveedores (Nestle, Química Suiza, Alicorp, Warner Lambert, Gloria, Molitalia, Unilever Andina, Kimberly Clark, Drokasa, Johnson & Johnson, Cadbury Adams, entre otros).
• Planeamiento de la Demanda: estrategia de segmentación de productos, desarrollo de modelos de pronóstico para el portafolio y optimización de planificación en SAP R/3 para Química Suiza.
• Código electrónico-EPC y código de barras en la cadena de suministro de Minera Barrick. Incluido su centro de consolidación en Miami, almacenes de tránsito en Lima y Trujillo, y almacenes de minas en La Libertad y Ancash.
• Beneficio-Costo de una Solución EPC-RFID para Optimizar la Cadena de Suministro de Minera Yanacocha.
• Análisis y reorganización de los procesos de Logística de Aceros Arequipa en base al modelo Supply Chain Chain Reference –SCOR.
• Diseño e Implantación de Servicios Corporativos de Compras del Grupo Brescia para lograr sinergia de compras en: Minsur, Funsur, Tasa, EXSA, CPPQ, Raura, Rímac Seguros, Clínica Internacional, Intursa, Inversiones Alepa, Agrícola Hoja Redonda y AESA.
Labores de docencia y capacitación:
• Profesor de los cursos de Gestión de Inventarios y de Cadenas de Suministro en la Maestría de Gestión de Operaciones y Servicios Logísticos de la Dirección de Postgrado de la Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos - UNMS
• Profesor del Curso de Cadenas de Suministro de la Facultad de Ingeniería en la Universidad Ricardo Palma, Ciclo VII.
• Profesor de Gestión de Inventarios en el Diplomado en Logística y Operaciones de Negocios de la Escuela de Ingeniería Industrial de la Universidad Ricardo Palma.
   
 
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Diplomado en Gestión Logística y Cadena de Suministro 2010

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