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CATALOGACIÓN
Y CODIFICACIÓN:
FACTORES CLAVES PARA EL ABASTECIMIENTO DE LA DEMANDA |
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Por:
Ing. José Falcón Tuesta, Gerente de Consultoría
Logística de GS1 Perú(*) |
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El
incremento de la demanda trae consigo indudables beneficios
para los fabricantes y comerciantes. Pero este hecho
implica estar debidamente preparado para atender esta
demanda y no colapsar al interior de nuestras organizaciones
porque no podemos abastecernos de insumos o productos
para ofrecer nuestra mercadería al consumidor
final.
En nuestra labor de consultoría hemos detectado
que empresas pequeñas y grandes no visualizan
adecuadamente la importancia de una buena catalogación
y codificación de productos, para evitar quiebres
de stock, así como el incremento inútil
de inventarios y de costos de almacenamiento a la hora
de abastecer la demanda.
Para graficar esta realidad, veamos el caso de un pequeño
minorista de plásticos con tres tiendas en Lima
y un portafolio de más de 4,000 productos terminados
identificados con un código interno que no incluyen
el color a pesar de la amplia variedad de hasta casi
20 colores por producto.
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Si a ello le agregamos que la descripción del
producto es modificada frecuentemente por personal del
área comercial para identificarlos mejor en el
sistema y con fines de evaluación comercial,
estamos frente a una situación problemática
por el simple hecho de no llevar un control de las modificaciones
realizadas.
Cuando se agotan los colores más demandados por
los clientes se ven forzados a comprar más productos,
presentándose compras urgentes, que a la vez
significan acumulación de stock en exceso de
los colores de poca rotación, porque los proveedores
presionan para comprar la mayor cantidad de colores.
Por otro lado, los cambios de descripción y la
inadecuada identificación, causan que el personal
de logística cometa errores en el despacho al
cliente en tienda, alimentando aún más
la inexactitud del inventario, lo cual impide una adecuada
planificación del abastecimiento, y genera quiebres
de stocks frecuentes, compras urgentes y ventas perdidas.
Se crea un círculo vicioso.
Analicemos ahora a una empresa del sector metalúrgico,
que tiene un catálogo que incluye productos terminados,
productos en proceso, insumos y materiales. El área
de control de inventarios recibe solicitudes de creación
de nuevos códigos de productos, por ejemplo,
para diferenciar: la procedencia u origen de los productos,
las áreas que compran, marcas específicas,
si son eventuales o si son de proyectos, entre otros
y finalmente aprueba todas las solicitudes de creación
de códigos.
Esto evidentemente generó duplicidad de códigos
y una extensión del catálogo de hasta
100,000 códigos, muchos de los cuales son inactivos,
perdiéndose de vista la demanda interna de los
usuarios que tiene que ser satisfecha y sobre todo,
se genera exceso, quiebres de stocks y usuarios insatisfechos
porque la demanda no es correctamente abastecida.
En el sector minero, una empresa formada a base de adquisiciones
y fusiones ha heredado un catálogo de materiales
que de alguna manera refleja las diversas culturas de
trabajo de las empresas anteriores. Su catálogo
tiene duplicidad de códigos, ítems codificados
en diferentes clases, descripciones en español
y otras en inglés, incluso con duplicación
de términos, unidades de medida no estandarizadas,
entre otros.
En suma, la empresa llega a tener un catálogo
de materiales de más de 80,000 códigos.
Esto, como es de esperar, crea dificultades para abastecer
la demanda de los materiales por parte de los usuarios
internos, que son críticos, sobre todo para la
operación de mantenimiento que es la encargada
de asegurar que los equipos estén disponibles
la mayor parte del tiempo para que la producción
minera no se detenga.
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Los
casos descritos son lamentablemente reflejo de
lo que sucede en muchas empresas, por eso es muy
importante contar con un eficaz manejo del sistema
de catalogación y codificación,
toda vez que ayuda a eliminar las variedades innecesarias
de códigos mediante un conjunto de normas
y procedimientos que rigen la catalogación,
la estandarización, la identificación,
las unidades de medida y unidades de empaque.
Con esto se puede satisfacer la demanda interna
o externa de mejor manera porque se puede manejar
correctamente el abastecimiento, reducir los inventarios,
evitar las ventas perdidas o quiebres, así
como sus costos asociados. Además, mejora
el uso de los espacios en el almacén como
resultado de la simplificación, facilitando
el proceso de compra, el recibo en el almacén
y sobre todo, mejorando el control del inventario
y finalmente reduce el capital invertido en la
variedad del inventario simplificado.
Pero cuando las cosas ya están dadas, no
queda más que hacer un programa de actividades
que permita corregir el problema. Hay que diagnosticar
la situación del catálogo, identificar
las dificultades y sus causas, corregir los procedimientos
de catalogación que aseguren la no repetición
de las causas, depurar el catálogo y el
inventario físico al mismo tiempo, para
que luego se tomen decisiones con la variedad
de inventario excedente. |
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José
Abraham Falcón Tuesta, Ing. Industrial Colegiado,
con una Maestría en Administración y un
Diplomado en Executive Logistics Management ambos grados
otorgados por la Universidad Instituto Tecnológico
de Monterrey – Tec de Monterrey – México,
Además con un Diplomado de Alta Dirección
en Logística y Operaciones del Latin América
Logistics Center - LALC. Miembro de la Asociación
de Profesionales de Logística del Perú
– APPROLOG desde su fundación. Trabaja
en GS1 Perú como Gerente de Proyectos de Consultoría
y ha participado desde el año 2001 en labores
de consultoría logística tales como:
• Comercio electrónico entre autoservicios
(Wong, Metro, Santa Isabel) y 50 proveedores (Nestle,
Química Suiza, Alicorp, Warner Lambert, Gloria,
Molitalia, Unilever Andina, Kimberly Clark, Drokasa,
Johnson & Johnson, Cadbury Adams, entre otros).
• Planeamiento de la Demanda: estrategia de segmentación
de productos, desarrollo de modelos de pronóstico
para el portafolio y optimización de planificación
en SAP R/3 para Química Suiza.
• Código electrónico-EPC y código
de barras en la cadena de suministro de Minera Barrick.
Incluido su centro de consolidación en Miami,
almacenes de tránsito en Lima y Trujillo, y almacenes
de minas en La Libertad y Ancash.
• Beneficio-Costo de una Solución EPC-RFID
para Optimizar la Cadena de Suministro de Minera Yanacocha.
• Análisis y reorganización de los
procesos de Logística de Aceros Arequipa en base
al modelo Supply Chain Chain Reference –SCOR.
• Diseño e Implantación de Servicios
Corporativos de Compras del Grupo Brescia para lograr
sinergia de compras en: Minsur, Funsur, Tasa, EXSA,
CPPQ, Raura, Rímac Seguros, Clínica Internacional,
Intursa, Inversiones Alepa, Agrícola Hoja Redonda
y AESA.
Labores
de docencia y capacitación:
• Profesor de los cursos de Gestión de
Inventarios y de Cadenas de Suministro en la Maestría
de Gestión de Operaciones y Servicios Logísticos
de la Dirección de Postgrado de la Facultad de
Ingeniería Industrial y Sistemas de la Universidad
Nacional Mayor de San Marcos - UNMS
• Profesor del Curso de Cadenas de Suministro
de la Facultad de Ingeniería en la Universidad
Ricardo Palma, Ciclo VII.
• Profesor de Gestión de Inventarios en
el Diplomado en Logística y Operaciones de Negocios
de la Escuela de Ingeniería Industrial de la
Universidad Ricardo Palma.
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